【如何辦活動：能力篇】如何辦好一場活動：合格活動企劃３種運營能力

2020 Oct 02 創新思維

如何舉辦一場不僅辦得好，還能獲得好口碑的活動，對於活動策展人來說這是必需面對的問題。活動辦得好，你所收穫的不只是活動成功後的營收增長，還有來自各方的評價分享。
隨著互聯網時代的訊息便捷，人們瀏覽社群上的資訊很快就會一掃而過也讓人們記住的機會變少。相對於線上資訊，線下活動更能夠創造出一種緊密連結的情感記憶。好比你在線上聽直播演唱會，跟在線下聽現場演場會，差別就在於線下會有更全面的五感體驗；大家聚在一起互動的氛圍反而更能讓人的情感記憶更強烈。
不論是知識工作者想舉辦線下知識型活動，還是學生社團的交流活動，亦或企業品牌的公關活動，了解怎麼辦好活動，如何辦活動流程，哪些舉辦活動技巧，都是不可或缺的。

「如何辦活動」系列文章，將從「能力篇」與「實戰篇」來逐一探討要成為一位合格的活動企劃者需要具備哪些相應的能力，以及在活動執行上該如何描繪出你的活動圖景，讓活動的合作與溝通上能夠更加的上手。

頂尖活動人辦活動的3種運營能力

即使是校園學生要舉辦社團活動，或是組織單位規劃的活動，對於要舉辦線下活動的人，一場好的活動如同品牌印象，更是對個人能力的考驗。
首先，我們先來理解，實際在規劃活動時，活動負責人，需要具備的能力，分別是：協調能力、換位能力、組織能力。

協調能力：活動合作的翻譯家

所謂協調能力，也可以稱作為「翻譯能力」。好比聯合國會議一定會需要隨時翻譯各國話語，讓彼此的訊息能夠準確的傳達。因此活動負責人就需要擔任大家的翻譯官，能夠清楚知道各組的溝通重點與需求是什麼，接著從中協調讓彼此了解需要如何配合，以此創造合作上的共贏。擔任一個稱職的活動負責人能夠聽明白各個團體之間的溝通模式是至關重要。

換位能力：了解關係者的核心需求

翻譯能力是能夠知道對方說話背後的意思。「換位能力」則是站在對方的視角，了解對方背後的真實需求。
你可以從以下幾個問題來釐清需求的脈絡：

對方為什麼需要？
如何才能達到對方需求？
哪些要素是重要且必須的？

組織能力：怎麼分配資源，讓活動的效益發揮到最大化

組織能力的體現就在於了解整場活動的架構，以及舉辦程序，還有當天的流程。
檢視組織能力的方法，在於你能否將整個活動，拆解成一個一個模組，並串聯起彼此之間的關聯性，例如：活動前、中、後的時間區隔。
想要培養舉辦活動的組織能力，能夠借助三個視角來構築你的活動圖景，分別是：時間、場地、人力。

時間：活動前、中、後，如果出現延遲或超前，可以知道如何調整時間的配置。
場地：舞台前方、後台動線、場地設備區、準備接待區、售票區，座位區等，依據活動功能來劃分。
人力：各區域和每個時間點上的人員配置，如遇到緊急情況，才會清楚哪些能夠調動支援。

舉辦好活動，不只是知道該怎麼執行，更重要的是體察到這3種能力帶來的效益。
試想如果負責人都不去協調，各團體間在溝通上不但會花費更多時間，還可能因為溝通不良導致訊息不對稱，而彼此有怨言。
如果不懂得換位，只是將自己自以為的觀點和要求強加在對方身上，那可能造成對方的不信任和活動最後的結果無法達到預期。
從組織能力來看，活動企劃者要辦好活動，就需要將自己的視野彷彿從101的1樓爬到10樓、20樓，甚至101樓用整體的觀點來檢視。你才會知道，每個環節現在的情況，當發生狀況時，能夠更快速掌握有哪些連結點會受到影響，並且立即調動資源來化解危機。

後續，會在【實戰篇】進行更全面的說明辦活動技巧，以及相關辦活動的經驗探討。