給後疫情時代忙於線上會議的你！6項加速遠距工作效率的能力

職場總是在我們不樂意下，給到層出不窮的挑戰

即使身心俱疲已是日常，大環境又來了疫情。
面對這樣的狀況，各家企業也早已準備，在後疫情時代，大家開始習慣線上協作的工作模式，因此，線上協作被視為是近期的趨勢，如果能精進線上工作能力，在工作表現上將擁有更多發揮的舞台空間！

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遠距工作能力(一)：視訊會議溝通能力

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你說得口沫橫飛，對方卻無動於衷

視訊會議是線上工作重要技能之一，雖然對大多數人而言並不難，但其實有很多應該注意的小細節。

例如：大家最常「使用筆記型電腦內建的鏡頭」，但因為電腦的角度過低，會導致兩種問題：
第一，其實對方是在看著你的鼻孔
第二，整個發言的過程讓人感覺上對下的壓迫感
因此，建議應該把筆電墊高，以平視的角度來視訊，就能輕鬆解決上述兩種問題。

另一種常見的狀況是「沒有固定的主持人控場」無秩序也無效率，因為當大家對某個有趣的議題感興趣時，參與者通常會一起發言，聽眾搞不清楚當下發言的人是誰，導致最後一陣冷場，沒有結論。
因此，建議每次會議都要由團隊同仁輪流擔任主持人和會議記錄人，一來能確保會議流暢進行，二來能建立團隊線上會議的默契。

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遠距工作能力(二)：文字訊息溝通能力

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時代在走，文字溝通的能力要有

比起過去寫E-mail，現在的遠距工作者更常使用通訊軟體進行訊息溝通。
雖然發訊息、圖片和文件等看似簡單，但要有效率地將你的想法清楚的讓老闆、夥伴或客戶明白，而非來來回回的QA問答，這就需要文字訊息溝通的能力訓練了。

特別是我們在發送訊息前，必須考慮到對方使用情境，一般而言，訊息通常是使用手機觀看，那麼你發送的文字量就不建議過多，最好一頁就能了解意思，不用上下滑動頁面才能看完。

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遠距工作能力(三)：專案管理思維

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專案管理的好，客戶能安心，老闆就放心

我們可以試著將手上的待辦事項，彙整成有規範、秩序，並且可以追蹤的狀態。

通常老闆都很害怕員工在家就無法把工作做好，因此，在彼此無法見面的工作模式下，建議在每次敲定彼此工作內容的同時，依照工時給出交期，這樣即使你事情太多不小心延遲進度，對方也會因為交期到了，適時提醒和追蹤進度。

相同地，你也能使用這個方式，與其他合作夥伴、客戶互動，確保每項工作都能如期完成。

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遠距工作能力(四)：獨立團隊管理

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你已經是大人了，不要當老闆寶

在彼此見不到面的狀態下，上司難道要像媽媽一樣，隨時隨地追著員工跑，管理這些獨立作業的屬下嗎?

其實更好的做法是將會議時間固定下來，例如：每天早上9:00上班，大家上線開視訊會議，限制會議時間在 1小時內結束，規定每位夥伴發表的時間，在相同的時間下，請大家報告今日工作內容和最新進度。

這樣一來可以確保屬下們的工作方向是對的，同時也能訓練大家公眾表達的能力。

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遠距工作能力(五)：資訊搜集的能力

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你不只要讀臉書，更要關注相關資訊

在網路的時代，FB、line等軟體或網站都兼具著訊息傳播的功效。

面對眾多的資訊來源，我們除了看八卦外，更要學會如何從眾多訊息中，收集到對自己有用的資訊，例如：工作相關的各種法條變更、最新行業報告、業務流程、管理制度等。

同時關注競爭對手、合作夥伴的相關資訊，紀錄與彙整後，才能做出相應的對策。

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遠距工作能力(六)：自學的能力

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現在Google就是你的導師兼同事了

過去前輩和長官就在你旁邊，想問什麼就能走過去問，不知道的答案還能從旁觀察前輩的行為學習。

現在你得靠自己Google找答案，或是自費學習線上課程，例如疫情期間的大量線上會議，因為與會者或客戶，大家有不同的習慣，因此需要十八般武藝，能操作各種線上會議系統，例如：Zoom、Teams、Webex、google meet等。

最後，線上工作除了把任務完成外，更重要的是確保產出的效率，以及進度的追蹤把控。
要達到團隊夥伴們彼此不見面，卻能完美進行工作的協作，是現階段每個職場人士需要正視的課題。