「她說她在忙，等一下回電給你。」關於電話禮儀你懂多少？

2018 May 28 人際溝通  Vision維觀點

各位曾在接電話的時候，覺得對方電話禮儀很缺乏而不想繼續合作嗎？不僅是在國際禮儀上重要，辦公室電話禮儀與應對是人生踏入新階段的一大課題，尤其在大公司裡員工很多，同部門之間都會設定分機忙線轉跳其他同仁，在兵荒馬亂的當下，電話禮儀就顯得更重要了。我的好朋友凱莉就曾遇過新進員工太「直白」，不懂得代接電話禮儀與得宜應對，差點害他揹黑鍋。電話禮儀撥打技巧分享

長官：「請問凱莉在嗎？」新人：「請稍等？(Hold) 凱莉姐有你的電話」凱莉：「我正在講電話，你可以幫我問他是誰，我稍等回電」新人：「請問你是哪位？」長官：「我是ＸＸ部門主管」新人：「她說她在忙，等一下回電給你」以上對話，清楚重現了不了解總機電話禮儀和代接電話禮儀的人的盲點。有發現哪裡不對了嗎？透過電話禮儀課程、簡單的電話禮儀技巧分享或日常與辦公室職場應對時進一步了解辦公室電話禮儀，有助於我們在職場上接聽電話時可以更有敏感度。國際電話禮儀課程

已知無法接聽，直接詢問來電者資訊 一些簡單的電話禮儀與大家分享！代接電話禮儀其實很簡易，在分機電話上，都可以看得很清楚由哪個分機忙所以跳線過來，既然是忙線，對方一定無法接電話，第一時間其實無須對方稍等，而是詢問對方是哪位？有什麼是你可以幫忙的，可以減少對方等待時間。有了對方資訊之後再詢問前輩，她才能有資訊是否要先接這通電話。掌握辦公室電話禮儀，不僅可以避免自己犯錯，避免讓同事難做人也很重要。 無法立刻接也不要太直白 她說她在忙，等一下回電給你，這句話其實很老實，但是就總機電話禮儀而言，不是很合適。對方是某部門的長官，是對前輩有事情交待，說這句話的感覺會讓對方覺得：我現在不想聽你的電話，等一下再跟你說，造成彼此的誤會，其實新進員工也扛不起這個責任啊！正確的電話禮儀應該要轉換個角度回復，新人可以跟長官說：「凱莉姐現在電話中，無法立刻掛斷那通電話，可以請您留下分機和方便回電時間，我請他盡快回給您？」 熟記常跟自己部門聯繫的分機 我以前剛進公司還是菜鳥的時候，手上有一本厚厚全公司的分機，我會把這週常聯繫的電話分機，用螢光筆畫起來，週末帶回家背分機號碼，來電顯示我接起來就可以尊稱對方，我需要轉接的時候也不用讓對方等太久，自然同事就會覺得跟你溝通很有效率。記下來，對於撥電話時的電話禮儀也相當有幫助！ 先讓對方掛電話 也許一件事情交代完畢，還有另外的事情需要討論，急著掛斷對方可能要重撥，也讓人感覺急躁不想溝通的感覺，說完謝謝和再見後，記得聽到對方靜音或掛斷電話的聲音，你再掛斷，其實沒有多花幾秒鐘，讓彼此的溝通感覺更好。顧好電話禮儀，讓大家更想跟你合作，未來就有更多機會可以表現啦！