高效率管理會議並掌握接待禮儀

2017 Jun 28 人際溝通  Vision維觀點

很多人都很害怕開會，覺得老闆總是會在開會的時候罵人，會議時間冗長，不能做常務的工作，我有一些朋友也常常跟我說，每次跟客人開會不僅總是要花掉半天的時間，還要注意接待禮儀，讓他非常害怕見面開會，開完會又要做一堆客人交代的事情，實在分身乏術。我平均開會的時間大約在90分鐘左右，如果我發現時間到了，會議還沒辦法結束，我就會先做這個段落的總結，直接約下次會面的時間，因為時間一但拉長，客人精神不集中，其實就算有決議也會更動，不如讓他們回去思考有哪些需要決策的內容。

以前會議的形式只能面對面開會，面對面的接待禮儀往往令人感到壓力，而現在通訊軟體發達，用視訊或電話會議，對我來說已經稀鬆平常，其實客人有時候只是想問問題，但突然打給你，你手邊也沒有資料，不如習慣跟客人約電話會議，把可以通話就可以解決的疑惑解開，讓他們放心，在面對面開會的時候會議效率也會提高。我就常在跟客人第一次見面會議之後，會跟他約一次電話會議時間，如果在會議中沒有什麼問題，甚至不需要下次面對面會議。接下來我要跟大家分享，在面對面會議的時候，增加會議效率的技巧： 要有效會議，就要開會決議設期限 習慣跟客人有共識，見面開會是決議事情而不是討論事情，因為有決定的壓力，客人開會前就會做準備工作，而不是聽聽你『簡報』來看你要給他們什麼資料。在會議當下無法決議的事情，也直接告知決議期限或交件期限，這樣就可以在會後繼續追蹤進度，不會永無止境的不知道結果。 資料準備要俱全 在會議時間靠近時，記得要跟客戶確認參加人數，開會人數最好不要超過十人，否則會議很難有效率。若開會人數太多，必須分組、分子題討論。準備的資料要比參加的人數多一～二份，接待禮儀的維護中，絕對不能出現有與會者沒有資料這種事的發生。每份資料要寫上參加者的姓名或稱謂，拿起資料在腦中模擬開會狀況，一定要問自己至少3個以上的問題，這樣可以先準備好ＱＡ和補充資料。 主持人議程要清楚 一個清楚有效的會議，主持議程必須清楚議程進行的時間，適當提醒主席，如果有與會者發言離題或交頭接耳，也可以禮貌提醒因時間有限，請回到正題或集中精神；竟量讓每個人都有輪流發言的機會，而且「對事不對人」，，最重要保持「中立」原則，串場詞稿不可以偏頗，尤其是競賽類的串場，主持人的詞稿都可能影響評審的評價。成功的會議管理與簡報技巧

座位安排學問大 會議座位安排是一門大學問，透過安排議程與座次，能化解掉原先可預見的衝突。例如：決策者的右手邊或正對面，最好安排平常最常諮詢、且溝通無阻的同仁，這個人會勇於提醒主席應注意事項，以利會議進行。所以如果是跨部門會議，主管們不宜並排坐在一起，應該是各部門主管與部屬穿插著坐，部署坐在主管右手邊備詢。 指定會議記錄者 會議紀錄要包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言，以及決議、負責執行人員、最後交件時間。紀錄整理好之後，開完會的當天、最遲隔天，就把會議紀錄傳給所有與會者。好的會議紀錄，讓每個人可以再度確認會議結果，以免有的人因認知不同而產生誤解。白紙黑字記錄下來，也利後續追蹤管理進度。