簡單八件事，不再畏懼視訊會議！成功打造高效的線上會議

你也同感於工作都被視訊會議給耽誤?
或常因為開會冗長而煩惱嗎？
因為疫情來襲，未來線上會議可能成為主流形式，線上會議不但可以訓練主持能力，更能展現領導能力，你準備好迎接挑戰了嗎？

本文將分享執行一場成功的線上會議，該具備與注意的8件事。

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線上會議前

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第一，會議前準備：任務分配

身為主辦者不只是要舉辦會議，還要能分配任務，一般而言，視訊會議需要的角色任務包含：

• 主持人：負責整場會議主持與引導。
• 協調人：若有人遲到或系統連線等問題，請協調人處理讓會議繼續進行才不會延宕。
• 記錄人：每場會議的會議紀錄人，重點記錄讓彼此確認討論結論與進度。雖然線上會議可以直接錄下所有的開會細節，但是冗長的會議其實不會有人會去看回放，但是重點記錄可以讓成員快速進入討論主題之後的執行。

第二，會議前準備：確認使用的系統與工具

主持人先跟與會人員確認使用的會議系統，以及協作工具的各項功能，確保大家用相同的系統傳送資料與討論，才不需要因切換浪費時間，或跟不上進度。例如：提問統一在留言區，白板的使用功能熟悉等。
貼心提醒，主持人在會議中間也可以一段時間停下來，確認大家是否在相同進度上喔！

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線上會議中

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第三，視訊會議中：避免可能的干擾發生

在視訊會議中，最常見的就是聲音和視覺干擾。

• 避免雜音干擾：因此還不到你發言時，請記得靜音，也要記得發言時打開麥克風。
• 確認視覺呈現：光線和穿著是視覺很重要的一環，不要背光或在灰暗的燈光下，讓人看了昏昏欲睡，另外，服裝非常能展現專業，讓對方信任和想聽你說話，因為任誰都喜歡看到乾淨舒服的畫面。

第四，視訊會議中：主持人技巧

線上會議比實體更難控制會議流程，主持人的節奏掌控很重要，以下三點主持人切記留意：

• 開場：告知今天會議主題與流程、介紹今天與會人員與職責
• 進行：清楚指示現在討論主題和發言人
• 轉場：每個段落都要小結、進入下個主題前，要詢問聽眾是否還要繼續討論

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線上會議加分細節

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如果您還想讓視訊會議的品質加分，以下針對有四項可以優化調整的細節：

第五，不要看螢幕

在實體會議中，你對著人說話時，通常會看著對方的眼睛，但是在視訊會議中大家習慣盯著螢幕，在對方看來你是斜眼看旁邊。因此，輪到你發言時，請專注於黑色圓鏡頭的深層，對方才會感覺你的眼睛有神，儘管一開始會不習慣，但是久了就會自在許多。

第六，保持公眾表達的音量

不要因為是坐著面對鏡頭，就可以輕聲細語，要像公眾表達時，對著麥克風說話的音量，會聽起來更有精神。另外，也要善用抑揚頓挫和快慢停頓點，讓大家更專注在你說話的魅力上，而不會想要做自己的事或滑手機。

第七，鏡頭螢幕視角

注意對方看你的視角，可能看到你的鼻孔、雙下巴，或是高角度與距離鏡頭太近的壓迫感等。另外，也要特別確認畫面是否會切到你的頭部，或手比動作時，是否出鏡，這些都會降低別人繼續跟你視訊的意願，甚至想要提前結束會議。

第八，提供適當簡報視覺畫面

雖然大家手上都有資料，但因為彼此不是處於同一空間，可能在開會的時，沒有翻到對應的頁面而你卻不知道。因此，建議將設計好的簡報頁面，搭配報告同時展現，讓大家能專注當下會議內容、加速進行效率。

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雖然線上會議眉角多，但是其實都不難做到，大家可以試著將這八件事作為檢核清單，於每次線上會議開始前，一一檢視是否準備好了。
最後，祝大家都能成功打造高效的線上會議！