【如何辦活動:實戰篇】掌握活動架構的2個重點和1張表,讓活動吸晴有效益

一場活動辦得好壞取決在當下參與者的體驗,而能否創造出良好的活動體驗?這背後就是考驗活動舉辦者在籌備與執行上的觀點和架構還有執行成效。
要開始一場活動時,要先從活動整體規劃開始,在腦海中是否有一張活動整體架構流程圖?包含每個時間點該做什麼?有哪些重點需要注意的?每個執行結果是否有符合活動主軸上?有了這樣的整體架構流程圖才不會在活動中手忙腳亂的。
先從活動的整體性來看,舉辦活動前有沒有整個活動的基本架構?
這裡透過活動的「用戶畫像」與「整體流程」的2個重點和運用「活動問題解析表」,作為你在辦活動思考架構的基點。

1.用戶畫像:了解目標客群

一場活動的主要受眾分為:
1.客戶想要的潛在客戶,也就是活動的目標對象。
根據不同目標族群的特性來分析可以掌握該活動要聚焦的方向,這樣在準備活動程序時可以有清晰的主軸而不會太分散。
這邊可以通過以下3個重點,描繪出用戶畫像:

  • 連結:哪些觀點會引起目標對象的興趣?
  • 價值:目標對象在意的價值觀是什麼?
  • 收益:目標對象可以能從該活動中獲得什麼效益?

2.與活動相關的合作關係者。
舉凡活動邀請人、講者、合作廠商等,也就是活動的主辦單位,協辦單位和贊助廠商。在合作關係者中,需要了解每個關係者是怎麼看待該活動?合作關係者願意參與活動必然是因為從中有它們需要的價值,有共識才能共處一室。這樣在合作溝通上才能更精準掌握彼此的需求。 讓活動與參與者的需求點能夠契合。如果今天舉辦知識型演講,我們主辦單位不應該只是單純邀請講者後就置之不理的讓他自由發揮;而是跟講者一起坐下來討論聚焦活動核心價值,讓講者可以更充分準備,也能讓台下聽眾可以吸收到活動主題一致的有效知識。

2.整體流程:活動的四階段

舉辦活動的流程有以下四個階段。
一、活動籌備的醞釀 

  • 活動企劃:
    了解該活動的核心價值、主題名稱、舉辦類型、達成目標和績效、以及後續的延伸效益。
  • 活動行銷:
    從活動宣傳樣式、視覺、文案、關鍵字、主要發送通路,有哪些合作方可共同發布等。
  • 活動整備:
    團隊內需與哪些廠商聯繫,如:場地接洽、講者聯繫、辦活動公司等。

二、活動前期的準備

  • 活動宣傳:
    社群通路、廣告曝光、文案內容、合作方的共同曝光等,針對線上行銷來設定相關的宣傳週期與目標與活動前提醒,在活動前一周、前三天或是前一天透過社群、手機、電子信件不斷提醒參與者。
  • 合作進度:
    掌握每個活動關係者的情況並事先準備。如果有一方無法如期完成,是否有其他的替代備案。
  • 現場準備:
    活動場地的整體情況,如舞台區、座位、動線、燈光、音樂或是筆電與投影機等現場設備的接線及轉換是否順暢?是否能夠支持活動當天的需求。

三、活動中的執行要點

  • 彩排演練:
    親自走場整體的活動流程,從講者的上台、簡報、影片、音樂、光線的測試設備是否順暢。
  • 活動指引:
    當天的動線規劃,如進場散場的路線、洗手間、座位區塊等是否有標示?或是相關的指示?
  • 活動售票:
    售票的過程中會有哪些售票情況?是否會被搶票?是否有招待票?VIP和一般會員的服務管道是否區分清楚?
  • 活動環境:
    現場空調、音樂、影片放映、清潔等,一場活動再小的細節都可能是關鍵點。
  • 活動講演:
    備案準備,如果演講過程中有突發狀況發生或是針對可能被提出的問題類型,事先討論出相對應的回答。
  • 工商連結:
    合作曝光與工商服務,過程中如何讓參與者不排斥甚至引發興趣,使這些工商變成發布到社群上的貼文,有免費曝光的機會。

四、活動的後續行銷
活動不是當天結束就沒事了,趁著活動熱度正夯,讓社群媒體上大量轉載活動的相片,花絮、重點摘要、心得等,對於沒有參與活動的潛在客戶透過畫面與參與者的分享,感受到當天活動的熱度並引發興趣。此外,還能宣傳下次活動做預先曝光的準備。

3.運用活動問題解析表,探討可能的情況

舉辦活動的過程中難免會有突發狀況,為了減少意外產生,就需要先盤點活動常見的問題。

問題的盤點上,會分為問題類型與問題情況來劃分,這樣就可以基本描繪出活動問題的脈絡。

  • 問題類型:
    場地、投影、音樂、人員、用戶
  • 問題情況:
    緊急、次緊急、非緊急

透過這張表格,先將活動中可能遇到的問題填入,甚至可以請教有相關經驗的人來參考哪些環節會出現哪些常見的突發事件。
或者是每次舉辦活動之後,將遇到的問題寫上,這樣當突發問題發生時就能夠快速應對,讓每次的活動越來越好。

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