高效率管理會議的技巧

高效率管理會議的技巧

很多人都很害怕開會,覺得老闆總是會在開會的時候罵人,會議時間冗長,不能做常務的工作,我有一些朋友也常常跟我說,每次跟客人開會總是要花掉半天的時間,讓他非常害怕見面開會,開完會又要做一堆客人交代的事情,實在分身乏術。

我平均開會的時間大約在90分鐘左右,如果我發現時間到了,會議還沒辦法結束,我就會先做這個段落的總結,直接約下次會面的時間,因為時間一但拉長,客人精神不集中,其實就算有決議也會更動,不如讓他們回去思考有哪些需要決策的內容。

以前會議的形式只能面對面開會,現在通訊軟體發達,用視訊或電話會議,對我來說已經稀鬆平常,其實客人有時候只是想問問題,但突然打給你,你手邊也沒有資料,不如習慣跟客人約電話會議,把可以通話就可以解決的疑惑解開,讓他們放心,在面對面開會的時候會議效率也會提高。

我就常在跟客人第一次見面會議之後,會跟他約一次電話會議時間,如果在會議中沒有什麼問題,甚至不需要下次面對面會議。

接下來我要跟大家分享,在面對面會議的時候,增加會議效率的技巧:

開會決議設期限

習慣跟客人有共識,見面開會是決議事情而不是討論事情,因為有決定的壓力,客人開會前就會做準備工作,而不是聽聽你『簡報』來看你要給他們什麼資料。

在會議當下無法決議的事情,也直接告知決議期限或交件期限,這樣就可以在會後繼續追蹤進度,不會永無止境的不知道結果。

資料準備要俱全

在會議時間靠近時,記得要跟客戶確認參加人數,開會人數最好不要超過十人,否則會議很難有效率。若開會人數太多,必須分組、分子題討論。

準備的資料要比參加的人數多一~二份,每份資料要寫上參加者的姓名或稱謂,拿起資料在腦中模擬開會狀況,一定要問自己至少3個以上的問題,這樣可以先準備好QA和補充資料。

主持人議程要清楚

主持議程必須清楚議程進行的時間,適當提醒主席,如果有與會者發言離題或交頭接耳,也可以禮貌提醒因時間有限,請回到正題或集中精神;竟量讓每個人都有輪流發言的機會,而且「對事不對人」,,最重要保持「中立」原則,串場詞稿不可以偏頗,尤其是競賽類的串場,主持人的詞稿都可能影響評審的評價。

座位安排學問大

會議座位安排是一門大學問,透過安排議程與座次,能化解掉原先可預見的衝突。 例如:決策者的右手邊或正對面,最好安排平常最常諮詢、且溝通無阻的同仁,這個人會勇於提醒主席應注意事項,以利會議進行。所以如果是跨部門會議,主管們不宜並排坐在一起,應該是各部門主管與部屬穿插著坐,部署坐在主管右手邊備詢。

指定會議記錄者

會議紀錄要包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言,以及決議、負責執行人員、最後交件時間。

紀錄整理好之後,開完會的當天、最遲隔天,就把會議紀錄傳給所有與會者。

好的會議紀錄,讓每個人可以再度確認會議結果,以免有的人因認知不同而產生誤解。白紙黑字記錄下來,也利後續追蹤管理進度。

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